6 e-pasta grēki, kurus nepieļaut profesionālajā komunikācijā
Nepievēršot pienācīgu uzmanību e-pastiem, kurus rakstām, mēs riskējam atstāt par sevi sliktu iespaidu. E-pasts ir Tava profesionālā tēla papildinājums, tādēļ jācenšas izvairīties no kļūdām, kuras aprakstītas tālāk šajā rakstā.
Pārmērīga saīsinājumu lietošana
Komunikācijā ar draugiem ir pieņemami izmantot dažādus saīsinājumus, taču lietišķajā saziņā no tiem labāk atteikties. It sevišķi tad, ja raksti e-pastu cilvēkam, ar kuru neesi personīgi pazīstams. E-pasts, kas pārpildīts ar dažādiem saīsinājumiem (piemēram, “vnk” vārda “vienkārši” vietā un tamlīdzīgi), var radīt par Tevi neprofesionālu iespaidu.
Ļoti garu e-pastu rakstīšana
Mācies izteikties īsi un lakoniski. Mūsdienās, kad e-pasta pārlūkošana iespējama arī mobilajos tālruņos, neviens nav ieinteresēts lasīt pārlieku garus e-pastus, lai nonāktu pie galvenās domas, ko vēlies pateikt. Lai izvairītos no šīs kļūdas, uzskaiti svarīgāko pa punktiem un, ja nepieciešams, pievieno e-pastam dokumentus, kas sniedz papildu informāciju.
Pavēlošs tonis
Kontekstam ir būtiska nozīme - it sevišķi tad, ja Tu lūdz palīdzību vai vēlies, lai kāds kaut ko izdara. Rakstot e-pastu, neizmanto pavēlošu toni, bet gan paskaidro, kādēļ to vai citu uzdevumu nepieciešams paveikt, kā arī neaizmirsti par pieklājības normām.
Rakstīšana par personīgām tēmām
Vienmēr der paturēt prātā, ka uzņēmuma serverī e-pasts uzglabāsies vēl ilgi pēc tam, kad tas tiks dzēsts no Tavas un saņēmēja pastkastītes. Turklāt e-pasts, kas satur personīgu informāciju, var tikt arī pārsūtīts citiem. Ja nevēlies iegūt baumotāja slavu un negribi, lai Tavu personīgo dzīvi apspriež viss birojs, atceries, ka e-pastos labāk izvairīties no personīgām tēmām, saglabājot profesionālo distanci.
Nekonkrētība
Ja Tev nepieciešama atbilde uz konkrētu jautājumu, noteikti neaizmirsti norādīt, no kura cilvēka sagaidi atbildi. It sevišķi tad, ja e-pasts tiek izsūtīts vairākiem cilvēkiem uzreiz. Citādi var gadīties, ka nesaņemsi nevienu atbildi, jo visi adresāti gaidīs, kad viņu vietā atbildēs kāds cits. Šādas kļūdas pieļaušana, piemēram, projekta noslēguma posmā, var radīt ļoti daudzas problēmas.
Aizskarošas vai nepieklājīgas frāzes
Ja radušās domstarpības ar kādu kolēģi, nesaskaņas vislabāk pārrunāt klātienē, nevis rakstīt niknus e-pastus. Nepieciešamības gadījumā nesaskaņu risināšanā var iesaistīt arī kādu trešo pusi, piemēram, priekšnieku vai personāla speciālistu.
